Urząd Gminy i Miasta Lubomierz Biuletyn Informacji Publicznej

ZARZĄDZENIE NR 104/2024

BURMISTRZA GMINY I MIASTA LUBOMIERZ

z dnia 18 grudnia 2024 r.

w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa, podejmowania działań następczych i ochrony sygnalistów

w Organach Gminy i Miasta Lubomierz.

 Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.), Dyrektywy Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2014 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz

zarządza, co następuje:

§ 1. Ustalam procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa, podejmowania działań następczych i ochrony sygnalistów w Organach Gminy i Miasta Lubomierz (zwaną dalej Procedurą), stanowiącą Załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Zastępcy Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie 25 grudnia 2024 r.

Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz

/-/ Mariusz Warowy

Wersja elektroniczna dokumentu.

W oryginale podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz

Załącznik do Zarządzania Nr 104/2024

Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz z dnia 18 grudnia 2024 r.

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA, PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH I OCHRONY SYGNALISTÓW
W ORGANACH GMINY I MIASTA LUBOMIERZ

§1

CEL PROCEDURY

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwaną dalej Ustawą) skierowanych do Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz oraz Rady Miejskiej Gminy Lubomierz jako podmiotów publicznych. Ilekroć w Procedurze mowa jest o Burmistrzu Gminy i Miasta Lubomierz, jeżeli zgłoszenie kierowane jest do Rady Miejskiej Gminy Lubomierz, obowiązki Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz wykonuje Przewodniczący Rady Miejskiej Gminy Lubomierz. Ilekroć w Procedurze mowa jest o „organie publicznym”, oznacza to odpowiednio Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz lub Radę Miejską Gminy Lubomierz.

2. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

3. W przypadku zgłoszenia zewnętrznego o naruszenia prawa stosuje się Ustawę z zastrzeżeniem dalszych zapisów niniejszej Procedury .

4. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega karom określonym w Ustawie.

§2

SPOSÓB PRZYJMOWANIA ZGŁOSZENIA

Organ publiczny przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne:

a) w postaci papierowej – przesłane, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Sygnalista –

zgłoszenie zewnętrzne” na adres do korespondencji: Urząd Gminy i Miasta Lubomierz, Plac Wolności 1, 59-623 Lubomierz, wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego w postaci papierowej stanowi Załącznik nr 1 do Procedury, lub:

b) za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej - ePuap https://epuap.gov.pl, (adres skrytki ePuap dla Gminy Lubomierz: pvupv91342/skrytka ), lub:

c) ustnie – za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod nr tel. 75 78 33 151; dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg; wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 2 do Procedury, lub:

d) ustnie – podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia; za zgodą sygnalisty zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania będzie dokumentowane w formie:

-  nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie;

- protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg; wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 2 do Procedury.

W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

§3

TREŚĆ ZGŁOSZENIA

1. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

a) szczegółowy opis przedmiotu zgłoszenia naruszenia prawa, w tym: kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło lub dojdzie do naruszenia prawa;

b) wskazanie osoby, która dokonała lub zamierza dokonać naruszenia prawa;

c) dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);

d) dane osoby dokonującej zgłoszenia, łącznie z informacją w jaki sposób osoba dokonująca zgłoszenia jest powiązana z organem publicznym w kontekście związanym z pracą, w tym również umożliwiające kontakt, jeżeli sygnalista chce otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem.

2. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. W przypadku stwierdzenia zgłoszenia dokonanego przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości (zgłoszenie o charakterze anonimowym), zgłoszenie to podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń zewnętrznych z adnotacją o jego anonimowości.

§4

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie, rozpatrywanie oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa jest na podstawie upoważnienia Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz, Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz

(zwany dalej Osobą odpowiedzialną).

2. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy Zastępcy Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz, Zastępca Burmistrza zgłasza Burmistrzowi Gminy i Miasta Lubomierz konieczność wyłączenia go z realizacji zadań wynikających z przedmiotowej Procedury. Burmistrz upoważni inną Osobę odpowiedzialną w Urzędzie Gminy i Miasta Lubomierz do realizacji zadań wynikających z Procedury.

3. Zgłoszenia nie mogą analizować i rozpatrywać Osoby odpowiedzialne, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość.

§5

TRYB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI

1. Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą.

2. Zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz czy dotyczą naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz.

3. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz, zostanie ono niezwłocznie przekazane, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym sygnalista zostanie poinformowany.

4. Osoba odpowiedzialna potwierdzi sygnaliście przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Potwierdzenie zgłoszenia zostanie przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile sygnalista nie złożył sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia albo Osoba odpowiedzialna ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

5. Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz wydaje zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie określonej w rozdziale 2 Ustawy.

6. Osoba odpowiedzialna przeprowadza postępowanie wyjaśniające, które ma na celu weryfikację prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, Osoba odpowiedzialna poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Jeżeli natomiast zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa to Osoba odpowiedzialna nadaje osobie zgłaszającej status sygnalisty i rozpatruje zgłoszenie.

7. Pracownicy Urzędu Gminy i Miasta Lubomierz oraz jednostek organizacyjnych Gminy Lubomierz mają obowiązek udostępnić dokumenty oraz udzielić wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego rozpatrzenia zgłoszenia.

8. W ramach postępowania Osoba odpowiedzialna może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień, o ile ich udzielenie nie będzie zagrażało ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

9. W przypadku, gdy okoliczności sprawy za tym przemawiają, Osoba odpowiedzialna może zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej, w tym biegłego, radcy prawnego, specjalisty z danego zakresu.

10. W przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia, może zostać podjęta decyzja o odstąpieniu od podjęcia działań następczych, o czym osoba dokonująca zgłoszenie zostanie poinformowana. W razie kolejnego zgłoszenia Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej dla osoby zgłaszającej.

11. Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz, jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

12. Osoba odpowiedzialna przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia zewnętrznego. Informacja dotyczy planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, jak i ostatecznego wyniku działań następczych zrealizowanych wskutek zgłoszenia. Informacja zwrotna przekazywana jest w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

13. Sygnalista zostanie również poinformowany, gdy nie zostaną podjęte działania następcze wraz uzasadnieniem odstąpienia od tych działań.

14. Wszystkie zgłoszenia rejestrowane są w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, nad którym nadzór sprawuje Zastępca Gminy i Miasta Lubomierz.

§6

OCHRONA SYGNALISTY

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w rozdziale 2 Ustawy, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że zgłoszenie stanowi informację o naruszeniu prawa i że w momencie dokonywania zgłoszenia naruszenia była to informacja prawdziwa.

2. Ochrona sygnalistów jest zapewniona poprzez:

a) ochronę tożsamości, chyba, że organ otrzyma od sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych; jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;

b) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

c) zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;

d) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym próbami lub groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

3. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

4. Po otrzymaniu zgłoszenia przetwarzane są tylko i wyłącznie dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane (w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy).

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane, a dokumenty niszczone.

§ 7

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz.

2. Ocena adekwatność i skuteczności Procedury dokonywana jest systematycznie, nie rzadziej niż raz na trzy lata przez Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz.

3. Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz upoważnia Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz do przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat Procedury obowiązującej w Organach Gminy Lubomierz.

4. Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich sprawozdanie zawierające dane statystyczne zgłoszeń zewnętrznych za każdy rok w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów.

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz.

2. Dane kontaktowe Administratora: Plac Wolności 1, 59-623 Lubomierz; 75 78 33151.

3. Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem za pomocą powyższych danych teleadresowych: adres e-mail: iod@lubomierz.pl lub pisemnie na adres Administratora.

4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).

5. Ochrona tożsamości sygnalisty. Pana/Pani dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom innym niż upoważnione do przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba, że za Pana/Pani wyraźną zgodą.

6. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia Pana/ Pani danych osobowych. Do ujawnienia Pana/Pani danych osobowych może dojść, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Pana/Panią, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

7. Administrator zapewnia poufność Pana/Pani danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.

8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

9. Posiada Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Panu/Pani także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

10. Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

11. Podanie danych adresowych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pan/Pani danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.